Arhivele de acasă sunt un puzzle etern pentru orice familie: pașapoarte, certificate, contracte, carduri de garanție sunt mereu pierdute, mototolite, murdare sau lipite între ele.
Plicurile standard și dosarele cu legături adesea nu fac decât să sporească haosul, deoarece conținutul este imposibil de văzut fără a trece prin toate, potrivit corespondentului .
Angajații descurcăreți din birouri au transpus de mult timp principiile de arhivare în casă, iar rezultatul a depășit așteptările. Fișierele atașate transparente obișnuite introduse într-un dosar obișnuit pot face adevărate minuni cu documentele.
Pixabay
Fiecare foaie se află într-un buzunar transparent individual, protejat de praf, degete unsuroase și deversări accidentale. Nu trebuie să răsfoiți grămada pentru a găsi hârtia de care aveți nevoie – puteți vedea totul dintr-o privire prin plasticul transparent, exact ca într-o vitrină de magazin.
Principalul avantaj al sistemului de îndosariere este că documentele nu pot fi lipite între ele. Certificatele de căsătorie sau de naștere tipărite pe hârtie ștampilată tind să se lipească într-un teanc, în special în climatele umede, iar dacă încercați să le separați, stratul de culoare are de suferit.
În dosare, fiecare document își trăiește propria viață, fără contact cu vecinii săi, și își păstrează starea perfectă timp de decenii. Acest lucru este valabil mai ales în cazul cardurilor de garanție și al cecurilor, care sunt pierdute pentru totdeauna atunci când aparatele se strică chiar a doua zi după expirarea garanției.În sistemul de fișiere, le puteți clasifica: aparate mici, aparate mari, electronice – și să puneți un autocolant cu data expirării garanției direct pe dosar. Apoi, este nevoie de un minut pentru a găsi hârtia potrivită, în loc de o oră de panică.
Pentru pașapoarte și alte documente valoroase care trebuie scoase rar, dosarele sunt de asemenea potrivite, dar este mai bine să folosiți o protecție dublă: mai întâi în dosar, apoi în folder cu un zip. Această metodă asigură că, chiar și în cazul unei inundații la vecinii de la etaj, apa nu va ajunge la cele mai importante documente, iar plasticul nu le va lăsa să se umezească și să mucegăiască, așa cum se întâmplă adesea cu plicurile obișnuite.
Mulți oameni depozitează documentele în dosare colorate în funcție de culorile curcubeului, sperând la o memorie vizuală, dar aceasta este o capcană. Culorile sunt uitate, dosarele sunt amestecate și ajungeți să vă căutați certificatul de naștere într-un dosar pentru biroul fiscal.
Dosarele transparente din clasoare uniforme, semnate cu litere mari pe coloană, sunt lipsite de acest dezavantaj – conținutul este întotdeauna vizibil. În sfârșit, scanarea documentelor și stocarea copiilor în cloud împreună cu sistemul de arhivare creează apărarea perfectă împotriva forței majore.
Dacă originalul pe hârtie arde sau se scufundă, există întotdeauna o copie digitală, iar dacă computerul se blochează, există o arhivă pe hârtie în dosare. Acest sistem de stocare pe două niveluri se plătește de o sută de ori la prima cerere serioasă de despăgubire sau la pierderea pașaportului.
Citiți și
- De ce luciul de pantofi trebuie aplicat seara, nu înainte de a ieși în oraș: eticheta pantofilor pentru oamenii ocupați
- De ce nu ar trebui să vă ștergeți vasele cu buretele mai mult de trei zile: adevărul despre neigienizarea bucătăriei
